Visa Purchasing

Что это значит для вас

Закупочная карта убирает цепочку «заявка – выдача денег под отчет – авансовый отчет»: сотрудник оплачивает покупку сразу, а бухгалтерия видит операцию в выписке в тот же день. Но оформить Visa Purchasing в российском банке сейчас нельзя: с 10 марта 2022 года банки в России не выпускают новые карты Visa, а выпущенные раньше на момент публикации работают только внутри страны. Если такой инструмент нужен компании сегодня, схожую корпоративную карту с лимитами и отчетами по операциям банки выпускают на платежной системе «Мир».

Как это работает

Договор и выпуск. Компания открывает в банке расчетный счет и подписывает договор на обслуживание корпоративных карт. В заявлении она называет сотрудников-держателей: карта именная и привязана к счету компании, а не к деньгам работника.

Настройка лимитов. По заявке компании банк задает предел на одну операцию, на день и на месяц, а также может ограничить категории продавцов по MCC-коду – четырехзначному коду вида деятельности, который присваивают торговой точке. Если продавец в разрешенные категории не попадает, платеж отклоняется.

Оплата. Сотрудник расплачивается картой в магазине или в интернете. Сумма сначала блокируется на счете, а списывается, когда продавец передает операцию в банк.

Данные об операции. По каждой операции банк получает дату, сумму и данные продавца и формирует отчеты, по которым бухгалтерия разносит расходы по статьям. Состав отчетности компания уточняет в банке.

Практический совет

Пропишите в положении о корпоративных картах, кто из сотрудников получает карту, какие покупки по ней разрешены и в какой срок держатель сдает подтверждающие документы.

Запросите в банке полный перечень ограничений, которые он может поставить на карту, и тарифы за обслуживание и за снятие наличных.

Сверяйте выписку с полученными документами хотя бы раз в месяц: иначе неподтвержденный расход обнаружится уже после закрытия периода.

Риски и ограничения

Работа карт Visa в России. На момент публикации ранее выпущенные карты российских банков за рубежом и в зарубежных интернет-магазинах не принимаются, а новые банки не выпускают. Для закупок внутри страны ту же схему компания получает на карте «Мир», для расчетов с иностранными поставщиками – через банковский перевод.

Неподтвержденные расходы. По Налоговому кодексу Российской Федерации (НК РФ) затраты учитываются в расходах, только если они документально подтверждены. Если по оплате картой нет чека, накладной или акта, инспекция снимет расход при проверке, а потраченную сумму может посчитать доходом сотрудника и доначислить налог на доходы физических лиц (НДФЛ). Требуйте документы по каждой операции.

Наличные. Снятие наличных с корпоративной карты обычно обходится дороже безналичной оплаты, а регулярные снятия банк вправе проверить: по антиотмывочному закону он вправе запросить документы по операции, а до их получения – отказать в ее проведении. Платите картой напрямую, а снятие оставьте на случай, когда продавец карты не принимает.

Утрата карты. Пока карта не заблокирована, расплатиться ею может посторонний, и деньги уйдут со счета компании. Блокируйте карту сразу, как держатель сообщил о пропаже, и закрывайте ее при его увольнении. Пошаговый алгоритм действий при пропаже – в материале как заблокировать потерянную банковскую карту.

Вопрос – ответ

Можно ли передать карту другому сотруднику, пока держатель в отпуске?

Нет. Карта именная: ею пользуется тот сотрудник, которого компания указала в заявлении банку, а порядок пользования картой прописан в договоре с банком. Если закупками временно занимается другой работник, компания выпускает карту на него.

Нужно ли сообщать в налоговую о выпуске корпоративной карты?

Нет. Карта выпускается к расчетному счету компании, а сведения об открытии и закрытии счетов передает в Федеральную налоговую службу (ФНС) сам банк.