Акт сверки

Что это значит для вас

Ваша подпись под актом – это согласие с суммой, которая в нем указана. Если данные совпали, спор о долге за этот период почти исключен: обеим сторонам понятно, сколько осталось доплатить. Если в акте ошибка в вашу пользу или против вас, а вы подписали его не глядя, доказывать свою цифру придется уже первичными документами – накладными, актами и выписками по счету.

Как это работает

Инициатива. Одна сторона формирует акт за период – месяц, квартал или год – по данным своего учета и отправляет второй стороне два экземпляра.

Форма. Документ составляют произвольно, но в нем обычно есть название, стороны, договор и период сверки, перечень операций с датами и суммами, начальное и конечное сальдо, места для подписей.

Дебет и кредит. Таблица делится на две половины: слева – данные отправителя, справа – данные получателя. У продавца в графе «Дебет» стоят отгрузки и начисления, от которых долг покупателя растет, в графе «Кредит» – поступившие от него оплаты, которые долг уменьшают. У покупателя те же операции записаны зеркально.

Сальдо. Начальное сальдо – остаток долга на начало периода, конечное – на дату окончания. Конечное сальдо и показывает, кто кому должен и сколько.

Подпись или разногласия. Получатель сравнивает каждую строку со своими документами. При совпадении он подписывает оба экземпляра и один возвращает. При расхождении он вписывает свои суммы в свою часть таблицы и подписывает акт с разногласиями либо не подписывает его и запрашивает подтверждающие документы.

Практический совет

Прежде чем подписывать, проверьте в акте период, номер договора и реквизиты сторон, а затем сверьте каждую строку со своими накладными, актами и банковской выпиской. Если нашли расхождение, не подписывайте акт в присланном виде: впишите свои суммы, пометьте «подписано с разногласиями» и приложите копии документов, на которых ваша цифра основана.

Риски и ограничения

Признание долга. Если вы подписываете акт, в котором долг числится за вами, это считается признанием долга: срок исковой давности прерывается и отсчитывается заново. Срок исковой давности установлен законом, и подпись под старым долгом фактически возвращает кредитору право взыскать его через суд. Перед подписанием проверьте, за какой период указаны суммы.

Ошибка в акте. Подпись под чужой цифрой не лишает вас права ссылаться на первичные документы, но оспаривать сумму становится сложнее: сначала придется объяснить, почему вы согласились с ней раньше, а подтверждать свою цифру все равно придется накладными, актами выполненных работ и платежными документами. Выход – подписывать с разногласиями или не подписывать до получения документов.

Отказ подписывать. Подписать и вернуть акт сверки сторона обязана, только если такое условие есть в договоре, – проверьте, что в нем сказано про сверку расчетов. Неподписанный акт при этом не отменяет долг: вторая сторона может требовать деньги по договору и первичным документам.

Вопрос – ответ

Кто вправе подписывать акт сверки?

Акт подписывает тот, кто вправе действовать от имени стороны: сам предприниматель или человек с доверенностью на подписание таких документов. Если акт подписал сотрудник без доверенности, вторая сторона может его не принять, поэтому полномочия подписанта стоит проверять в обе стороны.

Можно ли сверить расчеты по одному договору или счету?

Да. Объем сверки стороны определяют сами: акт составляют по всем расчетам, по одному договору или по конкретной поставке. Главное – чтобы в документе было ясно указано, какие именно операции и за какой период в него вошли.