Подотчетные средства

Что это значит для вас

Если вы отчитались документами, которые подтверждают расходы, подотчетная сумма не считается вашим доходом и НДФЛ не облагается. Если срок прошел, а отчета и остатка нет, сумма превращается в ваш долг перед работодателем: он вправе удержать ее из зарплаты, а налоговая может посчитать эти деньги вашим доходом. Если вы потратили на задание больше, чем вам выдали, разницу работодатель возмещает.

Как это работает

Основание. Деньги выдают по распорядительному документу работодателя или по вашему письменному заявлению, которое согласовал руководитель. В документе указывают сумму и срок, на который она выдана.

Выдача. Сумму выдают наличными из кассы или перечисляют на вашу банковскую карту.

Траты. Вы оплачиваете только то, на что деньги выданы, и сохраняете подтверждения: кассовые чеки, квитанции, накладные, билеты, счета гостиниц.

Авансовый отчет. Вы заполняете авансовый отчет, прикладываете документы и сдаете его в бухгалтерию. Сдать отчет нужно в срок, который установил руководитель: он указан в распорядительном документе о выдаче денег или в вашем заявлении.

Расчет. Бухгалтерия проверяет отчет, руководитель его утверждает. Остаток вы вносите в кассу или возвращаете на счет организации, а перерасход работодатель выплачивает вам.

Практический совет

Спросите в бухгалтерии, в какой срок нужно сдать авансовый отчет: этот срок устанавливает руководитель, и у разных работодателей он разный. Проверяйте каждый чек сразу на месте покупки – в нем должны быть дата, сумма и наименование товара или услуги. Остаток возвращайте в тот же день, когда сдаете отчет, чтобы он не превратился в долг.

Риски и ограничения

Пропущенный срок отчета. Невозвращенную сумму работодатель вправе удержать из зарплаты, если примет такое решение не позднее месяца со дня, когда истек срок возврата, и вы не оспариваете основание и размер удержания. Если месяц прошел или вы не согласны с суммой, взыскать долг можно только через суд. При каждой выплате зарплаты общий размер удержаний не может превышать 20% причитающейся вам суммы.

Нет подтверждающих документов. Покупка без чека или квитанции считается неподтвержденной, и деньги за нее остаются вашим долгом. Если чек утерян, запросите у продавца дубликат до того, как сдадите отчет.

Личные покупки. Траты не на нужды работодателя в отчет не принимают, эти деньги придется вернуть. Если по ходу дела понадобилось купить что-то сверх задания, согласуйте это с руководителем до оплаты.

Расчеты наличными с контрагентом. Когда вы от имени работодателя платите наличными другой организации или предпринимателю, действует предельная сумма наличных расчетов по одному договору. На размер самой подотчетной суммы, которую вам выдали, это ограничение не распространяется, но крупную оплату безопаснее проводить по счету.

Вопрос – ответ

Могут ли выдать новые деньги, пока я не отчитался за прошлые?

Это зависит от порядка, который установил работодатель: во внутреннем документе он может запретить выдавать новую сумму, пока не закрыта предыдущая. Уточните правило в бухгалтерии до того, как попросите деньги.

Удержат ли с меня налог, если я вернул остаток позже срока?

Если деньги возвращены, дохода у вас не возникает. Вопросы налоговой появляются тогда, когда сумма не подтверждена документами и не возвращена вовсе: тогда ее могут признать вашим доходом.