Расходный кассовый ордер

Что это значит для вас

Ваша подпись в ордере – подтверждение того, что вы получили на руки всю указанную в нем сумму. Если позже возникнет спор, организация будет доказывать выдачу денег этим документом, а не словами кассира. Поэтому для вас в ордере важны две вещи: сумма и основание, по которому деньги выдают.

Как это работает

Оформление. Ордер составляет бухгалтер или другой работник, которому это поручено, – на основании ведомости, заявления, приказа или договора. В нем указывают получателя, сумму цифрами и прописью, основание выдачи и приложенные документы.

Подписи организации. Ордер подписывают уполномоченные лица организации – обычно руководитель и бухгалтер. Кассир проверяет подписи и комплект приложенных документов.

Идентификация получателя. Кассир сверяет данные получателя с ордером, поэтому возьмите с собой паспорт или другой документ, удостоверяющий личность. Если вы получаете деньги за другого человека, понадобится доверенность – ее прикладывают к ордеру.

Подпись получателя. Кассир подготавливает сумму и передает ордер получателю для подписания. После подписи кассир пересчитывает деньги так, чтобы получатель это видел, выдает их и расписывается сам.

Учет. Сумму по ордеру отражают в кассовой книге.

Выдача зарплаты нескольким работникам. Зарплату могут выдавать по расчетно-платежной или платежной ведомости – тогда вы расписываетесь в ведомости, а не в отдельном ордере.

Практический совет

Перед подписью сверьте сумму цифрами и прописью и основание выдачи: подпись подтверждает получение именно той суммы, что указана. Пересчитайте деньги, не отходя от кассы. Если вы получаете деньги за другого человека, возьмите с собой паспорт и доверенность – без них деньги могут не выдать.

Риски и ограничения

Пустой или неполный ордер. Не подписывайте документ, в котором не заполнены сумма или основание: вы подтверждаете получение всей суммы, которая будет в нем указана. Если в ордере ошибка, исправлять кассовые документы нельзя – бухгалтерия оформит новый.

Невозвращенный подотчет. Если вы не отчитались и не вернули остаток в срок, работодатель вправе удержать сумму из зарплаты. Ваша защита – пределы удержаний по Трудовому кодексу Российской Федерации (ТК РФ): решение об удержании работодатель может принять только в ограниченный срок после окончания срока возврата и только если вы не оспариваете основание и размер, а доля зарплаты, которую можно удержать за месяц, ограничена.

Доступ к документу. Ордер остается у организации вместе с другими кассовыми документами. Если вам важно иметь подтверждение выплаты на руках, просите справку или платеж на счет – экземпляр ордера получателю не положен.

Вопрос – ответ

Нужна ли на расходном ордере печать?

По правилам кассовых операций кассир снабжается печатью или штампом с реквизитами, которые подтверждают проведение кассовой операции, – их применяют, когда кассовые документы оформляют на бумаге. Для вас в расходном ордере главное – подписи: ваша за получение денег и кассира за выдачу.

Обязан ли предприниматель оформлять ордер, когда выдает мне деньги?

Не всегда. Индивидуальные предприниматели, которые ведут учет доходов и расходов по налоговому законодательству, вправе не оформлять кассовые документы и не вести кассовую книгу. Поэтому отсутствие ордера само по себе не означает нарушения – подтверждением выплаты будут ведомость, расписка или перевод на счет.

Можно ли подписать ордер электронно?

Да, кассовые документы разрешено оформлять в электронном виде и подписывать электронной подписью. В этом случае вы расписываетесь не на бумаге, а в информационной системе работодателя.