Корпоративная карта

Что это значит для вас

Корпоративная карта избавляет от необходимости тратить свои деньги и ждать возмещения: вы платите сразу со счета работодателя. Но распоряжаться этими деньгами по своему усмотрению нельзя – каждая покупка должна быть связана с работой и подтверждена документом. За личную трату по такой карте придется вернуть деньги.

Как это работает

Выпуск. Компания или индивидуальный предприниматель открывает расчетный счет и подает в банк заявление на карту для конкретного сотрудника. Карта именная: на ней имя держателя и название организации. К одному счету банк выпускает несколько карт – по числу сотрудников, которым они нужны.

Лимиты и доступ. Руководитель задает в интернет-банке, сколько и на что можно тратить: лимит на одну операцию, на день или месяц, запрет на снятие наличных, иногда перечень разрешенных категорий покупок.

Оплата. Держатель платит картой в магазине, на заправке или в интернете, деньги списываются со счета организации. Операция сразу видна бухгалтерии в выписке по счету.

Отчет. Держатель передает в бухгалтерию чеки, квитанции и накладные по каждой покупке, бухгалтер проводит их как расходы компании. Срок, в который нужно отчитаться, установлен внутренними правилами компании.

Внесение наличных. Через банкомат или кассу банка держатель может не только снимать деньги, но и вносить их на счет организации – например, сдавать выручку.

Практический совет

Спросите в бухгалтерии, какие расходы разрешено оплачивать картой, какие документы нужны и в какой срок их сдавать: внутренние правила у каждой компании свои. Сохраняйте чек сразу после оплаты – без подтверждающего документа расход считается неподтвержденным. Не передавайте карту и ее реквизиты другим сотрудникам: карта именная, и все операции по ней числятся за вами.

Риски и ограничения

Личные траты. Расход, не связанный с работой и не подтвержденный документами, бухгалтерия не примет как расход компании. Работодатель вправе потребовать деньги назад, но общий размер всех удержаний при каждой выплате зарплаты не может превышать 20%, а в случаях, предусмотренных федеральными законами, – 50%; если вы не согласны с суммой, спор рассматривает суд.

Лимиты. Банк и работодатель ограничивают снятие наличных и сумму одной операции. Платеж сверх лимита не пройдет, и покупку придется оплатить своими деньгами, а потом просить возмещения – заранее уточните свой лимит в бухгалтерии.

Наличные расчеты. Если вы сняли деньги с корпоративной карты и расплачиваетесь ими с другой компанией или предпринимателем, по одному договору наличными можно передать не больше 100 000 рублей. Остальное проводится по счету.

Утрата карты. Если карта потеряна или по ней прошла операция, которую вы не совершали, сразу сообщите в банк и в бухгалтерию и попросите заблокировать карту. Деньги списываются со счета организации, поэтому возврат спорной суммы банк обсуждает с ней в порядке, прописанном в договоре расчетного счета.

Вопрос – ответ

Можно ли оплачивать корпоративной картой покупки в интернете?

Да, если банк и работодатель не отключили такие операции. Понадобятся те же данные, что и по обычной карте, поэтому номер, срок действия, код с оборотной стороны и коды из СМС никому не передавайте: по ним спишут деньги со счета организации.

Что будет с картой, если я уволюсь?

Карту нужно вернуть работодателю, а он подает в банк заявление на ее закрытие. Отчитаться за уже сделанные покупки нужно до увольнения: за неподтвержденный расход компания может потребовать вернуть деньги.